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Prozessoptimierung

Um einen nachhaltigen Erfolg hinsichtlich einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens zu erzielen ist erste Voraussetzung, die Bereitschaft aller Beteiligten an einem Strang zu ziehen. Hier ist das Management im Besonderen gefordert. Sonst sind bereits in der Management-Ebene Widerstände vorprogrammiert, die sich durch alle Unternehmensebenen durchziehen werden und das Projekt somit über kurz oder lang scheitern lassen.

Damit alle Bemühungen der Prozessimplementierung nicht im Sande verlaufen, sind Prozessverantwortliche zu bestimmen. Für kleinere Unternehmen könnte dies der jeweilige Abteilungsmanager sein. Für größere Unternehmen wird die Beauftragung eines externen Beraters als Prozessmanager empfohlen, der in enger Abstimmung mit dem Management zusammenarbeitet und direkt an die Geschäftsführung berichtet.

Sind die Aufgaben klar zugeordnet und besteht Einigkeit über die prozessorientierte Unternehmensführung, sollten die Prozessverantwortlichen mit Unterstützung der Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen eine Aufstellung der Prozesse ausarbeiten und diese in Kernprozesse und Nebenprozesse einteilen. 

Sind die Kernprozesse identifiziert, ist es wichtig diese für das weitere Vorgehen zu priorisieren. Dabei hat es sich bewährt, mit dem Prozess anzufangen, der am häufigsten durchgeführt wird. Ist das Thema komplett neu für das Unternehmen, empfiehlt es sich für den ersten Versuch, einen Prozess zu wählen, der nicht von Änderungen in der IT-Struktur, großen Umbauten oder anderen Kostenfaktoren beeinflusst wird, um möglichst schnell einen Erfolg zu erzielen und Erfahrungen zu sammeln.

Danach beginnt die Aufnahme und Dokumentation der Prozesse in einzelnen Schritten. Ist der Prozess dokumentiert wird ein Ziel für die Prozessoptimierung festgelegt. Dabei hat die realistische und praxisorientierte Einschätzung oberste Priorität.

Der erste Schritt zur Prozessoptimierung ist die Etablierung der erarbeiteten Prozesse als Teil der Unternehmenskultur.  Langfristig tragen sie dadurch dazu bei, dass Prozessoptimierung gelebt und nicht mehr gelernt werden muss.

Jetzt heißt es nur noch dranbleiben! Nur weil man einmal erfolgreich einen Prozess optimiert hat, heißt das noch lange nicht, dass dieser Prozess für immer optimal bleibt. Fehler werden sich einschleichen und Routinen entstehen – also: Lassen Sie sich nicht von Ihren Prozessen beherrschen, sondern beherrschen Sie Ihre Prozesse!